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Dokumentenmanagement und mehr passt in eine IT-Lösung

Digitalisierung
IT-Lösung mit Dokumentenmanagement für die Medizintechnik

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Ein Berg an Dateien und Dokumenten: Den Zugriff zu organisieren, zu steuern und erforderliche Daten auf Knopfdruck aufrufen zu können, ist inzwischen zu einem bedeutenden Wettbewerbsfaktor in der Medizintechnik geworden (Bild: Greenbutterfly/stock.adobe.com)
Viele Produkte und Vorgaben – und ein Berg von Dokumenten, die ein Hersteller verwaltet. Um die organisatorischen und administrativen Aufgaben effizient zu bewältigen, nutzt Atmos Medizintechnik eine integrierte IT-Lösung für das Dokumenten- und Product-Lifecycle-Management sowie die CAD-Daten.

Matthias Holzapfel
Fachjournalist in Villingen-Schwenningen

Mehr als 25 000 Artikel. Über 100 000 zugehörige Dokumente. Der Umgang mit solchen Mengen ist für die Atmos Medizintechnik GmbH in Lenzkirch Alltag. Das Unternehmen ist international tätig und deckt mit seinem Produktportfolio komplette Klinik- und Praxiseinrichtungen ab. Diese Vielfalt kombiniert mit diversen regulatorischen Anforderungen bringt laut Entwicklungsleiter Andreas Heer „enorme Anforderungen“ auch im administrativen und organisatorischen Bereich mit sich. „Das zwingt uns, unsere Geschäftsprozesse kontinuierlich auf Effizienz und Effektivität zu überprüfen“, sagt Heer.

Daher hat Atmos vor einigen Jahren für sich das Ziel definiert, zu einem integrierten IT-System für alle Daten zu kommen. Bereits Ende der 1990er Jahre wurde das CAD-System Solidworks eingeführt. Die Zeichnungen verwaltet eine herstellernahe CAD-Datenbank. Carsten Reinhardt, bei Atmos in der Entwicklung und als Administrator im Bereich CAD und Product Lifecycle Management (PLM) tätig, sagt mit Blick auf die zunehmenden und komplexen Dokumentationspflichten: „Eine saubere Verwaltung und Steuerung von Dokumenten war manuell mit Word oder Excel nicht länger zu gewährleisten.“ Zudem stieß auch die CAD-Datenbank im Lauf der Jahre an funktionelle Leistungsgrenzen. „Damit war die Einführung einer professionellen Software für den Bereich Dokumentenmanagement und PLM unumgänglich.“

Alle Daten in ein System: von CAD über PLM bis DMS

Die Verantwortlichen haben dafür ein Anforderungsprofil abgesteckt und sich dabei gegen weitere Insellösungen entschieden. Über allem stand das Hauptziel, ein System zu implementieren, das alle Daten berücksichtigt. Es sollte sowohl die Anforderungen an das Dokumentenmanagementsystem (DMS) als auch PLM-Anforderungen erfüllen und die Möglichkeit bieten, vorhandene CAD- und ERP-Systeme anzubinden. Es sollte, kurz gesagt, „künftig das Herzstück unseres Dokumentenmanagements bilden“, so Andreas Heer.

Die Liste an KO-Kriterien war daher lang: Bei manchen der analysierten IT-Lösungen zeigten sich funktionelle Defizite, andere waren zu komplex, zu wenig flexibel oder zu teuer. Insbesondere medizintechnische Branchen-Lösungen hatten zwar ihre Stärken im Dokumenten-Management – aber es fehlten wesentliche Aspekte wie ein Product-Lifecycle-Management oder die Anbindung zum CAD-System, die für den Engineeringbereich wichtig waren.

Die gesuchte Verbindung der beiden Welten PLM und DMS in einem System fanden die Lenzkircher im Gesamtkonzept, das die Keytech Süd Software GmbH aus Sulz am Neckar vorgeschlagen hatte. Administrator Carsten Reinhardt lobt besonders, dass Keytech PLM mit einem integrierten, vollwertigen Dokumenten-Management-System und tiefgehender CAD- und ERP-Integration „unsere Anforderungen zum größten Teil schon im Standard abdeckt“. Die Software sei auch hinsichtlich der medizintechnischen Belange sofort einsatzbereit gewesen. „Das haben uns verschiedene Referenzen anderer medizintechnischer Unternehmen bestätigt.“ Nach der Entscheidung für Keytech folgten bald Implementierung, Datenübernahme und Schulungen sowie der Echtstart mit insgesamt 30 Lizenzen im geplanten Zeitraum.

Automatisierte Organisation beim Dokumentenmanagement wird zum Wettbewerbsfaktor

Laut Andreas Heer bietet Keytech „einen enormen Mehrwert, da uns ermöglicht wird, eine vollständig ausgeführte sowie revisionssichere Produktakte in nur einem System zu generieren.“ Die Liste der Dinge, die in so eine Akte gehören, ist lang: Da gibt es Angebote, technische oder vertriebliche Daten, Fertigungsaufträge, Zeichnungen oder 3D-Modelle, mechanische und elektronische Stücklisten, Seriennummern, Chargenverwaltung, Zertifikate und Verträge, Software-Stände, umfangreiche gesetzliche Vorgaben und Dokumentationspflichten. Für Unternehmen, die standortübergreifend im Bereich Medizintechnik fertigen, ist die Vielfalt besonders groß. „Die reine Verwaltung von Daten und Dokumenten rückt dabei mehr und mehr in den Hintergrund“, sagt Heer. Zu einem bedeutenden Wettbewerbsfaktor würde hingegen die automatisierte Organisation sowie die Steuerung und Archivierung einschließlich umfassender Suchfunktionalitäten.

Eine besondere Herausforderung ist die in der Medizintechnik geforderte rückführbare Qualitätskontrolle: Bisher haben Atmos-Mitarbeiter aus der Entwicklung manuell eine Papier-Vorlage, ein Template, erstellt, mit dem ein Artikel im ERP-System angelegt wurde. Andere Abteilungen wie Arbeitsvorbereitung oder Einkauf haben dieses verändert oder mit Spezifikationen versehen. „Abgelegt war die Aufzeichnung dann nur in der letzten Version“, sagt Patrick Eckert, der wie Carsten Reinhardt bei Atmos in der Entwicklung und als Administrator im Bereich CAD und PLM tätig ist.

Jede Information ist auf jedemTemplate gesichert – das ermöglicht Zugriff auf die aktuellste Version

Mit der Lösung von Keytech sei die Rückführbarkeit von Aufzeichnungen bis zur ersten Vorlage heute vollständig digitalisiert. Der digitale und dokumentierte Ablauf in der IT-Lösung ist wenig fehleranfällig. „Damit konnten wir auch die rechtlichen Vorgaben an Lenkung und Verwaltung von Dokumenten im Qualitätsmanagement umfassend erfüllen.“ Noch ein Vorteil: Da jede Information auf jedem Template gesichert ist, hat jeder Mitarbeiter Zugriff auf die jeweils aktuelle Aufzeichnung – nach einem speziellen Freigabeschema.

Durch die Alltagserfahrungen mit der neuen Software sieht sich Andreas Heer darin bestätigt, dass die Entscheidung für dieses IT-System die richtige war. Zum positiven Gesamteindruck tragen für Heer auch nicht messbare Aspekte bei – wobei er vor allem die konstruktive und zielorientierte sowie faire Zusammenarbeit mit den Fachleuten von Keytech lobt. „Auch künftig wollen wir weiteres Optimierungspotential in unseren Strukturen und Prozessen aufdecken und mit Unterstützung der Software nutzen.“

https://keytech-sued.de/.de

Kontakt zum Anwender:
Atmos Medizintechnik GmbH & Co. KG
Ludwig-Kegel-Strasse 16
79853 Lenzkirch
E-Mail: info@Atmosmed.de

Kontakt zum Softwareanbieter:
keytech Süd GmbH
Hartensteinstrasse 29
72172 Sulz am Neckar
eMail: info@keytech.de
www.keytech.de


Über den Anwender

Die Geschichte von Atmos Medizintechnik reicht zurück bis 1888, als die Kaiser-Friedrich-Apotheke in Berlin gegründet wurde. 30 Jahre später wurden eigene Medizinprodukte entwickelt. Seit den 1940iger Jahren ist das Unternehmen unter seinem heutigen Namen in Lenzkirch ansässig. Inzwischen gehören weltweit 13 Tochterunternehmen dazu.

www.atmosmed.de


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