Die Software wächst mit

Als erstes Unternehmen der Medi-Globe-Gruppe setzte die Medi-Globe GmbH in Rosenheim Kumavision med ein. Mittlerweile haben sich weitere Firmen aus der Unternehmensgruppe ebenfalls für die Integration dieser Software entschieden. Schon seit über zehn Jahren arbeiten die Rosenheimer mit der Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics NAV. „Der entscheidende Vorteil ist, dass die Software mit unserem Unternehmen mitwächst“, erklärt Günter Beer, IT-Leiter bei der Medi-Globe GmbH. „Wenn es neue Anforderungen gibt – sei es von unserem Unternehmen oder dem Gesetzgeber – wird das schnell und zuverlässig umgesetzt.“

Vor der Einführung von Kumavision med waren in der Unternehmensgruppe drei unterschiedliche Softwarelösungen im Einsatz. Eine für den Einkauf und den Verkauf, eine für die Finanzbuchhaltung und eine für die Rezeptabwicklung. Zwischen diesen Systemen wurden die Datensätze über eigens programmierte Schnittstellen ex- und importiert. „Diese Systematik war immer fehleranfällig und problembehaftet“, erinnert sich Beer. Mit der Branchenlösung der Markdorfer Kumavision AG werden bei Medi-Globe alle Prozesse in einem System abgebildet. „Dadurch sind wir viel effizienter geworden“, so der IT-Leiter. Das Unternehmen profitiere insbesondere von einer Vielzahl von Funktionen, die speziell auf die Anforderungen von Medizintechnikunternehmen abgestimmt sind. Dazu gehört etwa die automatische Rückverfolgbarkeit von Chargen. Das ERP-System stellt dazu eine ausgeprägte, praxiserprobte Verwaltung von Serien- und Chargennummern sowie von Datumsangaben zur Verfügung. Nummern und Daten können auf Knopfdruck – auch über Fertigungsstufen und Reparaturaufträge hinweg – abgerufen werden. Serien- und Chargennummer stehen ebenfalls direkt im CRM bereit.

Die Software unterstützt die automatisierte Abwicklung von Rezepten und schafft so die Basis für weitere Effizienzsteigerungen. „Die Schlagzahl in der Rezeptabwicklung hat sich dadurch deutlich erhöht“, erklärt Beer. Aber auch bereichsübergreifende Funktionen wie elektronische Kostenvoranschläge oder betriebswirtschaftliche Auswertungen verbessern die Performance des Unternehmens: „Solche Dinge wären mit dem alten System überhaupt nicht umsetzbar gewesen.“ Die Einführung des Rezeptmanagers zur automatisierten Vorgangsbearbeitung mit Dokumentenmanagementsystem steigert nochmals die Performance und Benutzerfreundlichkeit.

Für ein international aufgestelltes Unternehmen wie die Medi-Globe-Gruppe ist die erfolgreiche Validierung durch die Gesundheitsbehörden die Voraussetzung, um überhaupt an Export-Märkten teilnehmen zu können. Kumavision med unterstützt beispielsweise die von der amerikanischen FDA geforderten Vorgaben „Traceability“ und „Audit Trail“. Umfangreiche Dokumentations- und Protokollfunktionen stellen sicher, dass die von den nationalen Zulassungsbehörden geforderten Informationen jederzeit transparent nachvollziehbar und abrufbar sind. Damit wird nicht nur der Markteintritt erleichtert, sondern auch das interne Qualitätswesen gestärkt.

Der erfolgreiche Einsatz bei der Medi-Globe GmbH hat dazu geführt, dass Kumavision med nach und nach bei den anderen Unternehmen der Gruppe eingeführt wurde. Endo-Flex, Asid Bonz, Urovison, Cardioplast und Urotech arbeiten bereits mit der Software. Teilweise sind die Unternehmen auch untereinander vernetzt, was beispielsweise die gegenseitige Belieferung vereinfacht. Auch der Produktionsstandort in Tschechien soll künftig an das System angebunden werden. „So können wir die Buchungen für Bestellung, Produktionsauftrag und Lieferung deutlich einfacher gestalten“, so Beer. Schon jetzt nutzen alle Unternehmen die Möglichkeit, auch die Fertigung mit verlängerter Werkbank mit Kumavision med zu steuern. Zum Tragen kommt dies vor allem bei der Sterilisierung von Produkten bei einem externen Dienstleister. Früher musste Medi-Globe dafür mehrere Montageaufträge generieren: einen für die Produktion und einen für das Sterilisieren. Jetzt läuft der komplette Prozess in einem Produktionsauftrag ab, was den Mitarbeitern die Orientierung erleichtert und Fehler vermeidet. „Das ist ein eindeutiger, übersichtlicher Workflow“, erläutert IT-Leiter Beer.

Das Gleiche gilt für die Qualitätssicherung: Hier bekommen selbst hergestellte oder zugekaufte Produkte für die Prüfung einen separaten Lagerplatz. Das System druckt automatisch einen Prüfplan aus und verwaltet die notwendigen Prüfmittel. Erst nach der Freigabe durch die Qualitätssicherung wird die Ware ins Verkaufslager umgeleitet.

Auch im Warenausgang unterstützt Kumavision med den täglichen Arbeitsablauf: Sobald der Innendienst einen Auftrag erfasst, erhält die Lagerverwaltung – lieferterminabhängig – den entsprechenden Packauftrag. Sind die entsprechenden Waren am Warenausgang verpackt und versandfertig, muss der Mitarbeiter lediglich den Barcode einscannen, um Vollzug zu melden. Das System druckt den Lieferschein und falls gewünscht die Rechnung automatisch aus, generiert das Versandetikett und ist sogar mit dem Versanddienstleister vernetzt, um den entsprechenden Auftrag zu vergeben. Eine Sendungsverfolgung kann im Nachgang direkt aus Kumavision med erfolgen.

Jessica Müller Fachjournalistin in Reutlingen

Vernetzte Standorte profitieren bei gegenseitiger Belieferung