Warenwirtschaftssysteme wie das Enterprise-Resource-Planning (ERP) bilden den Kern der Unternehmens-IT und stellen die zentrale Datendrehscheibe dar. Zunehmend integrieren Anbieter intelligente Algorithmen und KI-Module in ihre Systeme. Ein Team des Fraunhofer IAIS hat das Thema KI und ERP-Systeme aus Sicht von Unternehmen untersucht und zwei Publikationen veröffentlicht.
Wie ein Warenwirtschaftssystem eingeführt wird
Auf Grundlage von Literatur und einer Befragung, an der sich 74 deutsche Unternehmen beteiligt haben, diskutieren die Autoren der Studie „Wie eine ERP-Einführung gelingt“ sieben Thesen für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Die Erhebung ergibt, dass aus Sicht der befragten Unternehmen
- gutes Projektmanagement,
- ausführliche Planung,
- Einbindung und Schulung der Anwender sowie
- gute Kenntnis der eigenen Prozesse
die wichtigsten Erfolgsfaktoren sind. Die meisten Befragten sehen zudem die Stärken ihrer Systeme in deren Stabilität, den internen Anpassungsmöglichkeiten und dem Funktionsumfang.
Häufig war letzterer auch ein Hauptgrund für die Systemauswahl, gefolgt von der Marktführerschaft des Anbieters im gesamten ERP-Markt. Als häufigste Schwächen der eingesetzten ERP-Systeme werden hohe Kosten und mangelnde Benutzerfreundlichkeit gesehen. Während für große Unternehmen bei der Systemauswahl insbesondere die weltweite Einsetzbarkeit des Systems mittels umfassender Funktionalitäten im Vordergrund steht, sind dies bei kleineren Unternehmen vor allem die Kosten.
In einer ihrer Thesen warnen die Experten vor der Customizing-Falle: Diese besteht darin, dass an einem neuen ERP-System eine Vielzahl an Anpassungen vorgenommen werden, um etablierte Geschäftsprozesse im Detail abzubilden. Ein stark individualisiertes ERP-System verlangt jedoch nicht nur aufwendige Prozessdefinitionen im Vorfeld, sondern verursacht auch höhere Entwicklungskosten und birgt das Risiko, dass zukünftige Systemupdates nicht mit den Anpassungen kompatibel sind. Die Experten raten darum zum kritischen Hinterfragen von Customizing-Bedarfen.
KI in ERP-Systemen
Die zweite Studie, „Künstliche Intelligenz in ERP-Systemen“, entstand in Zusammenarbeit mit der Kompetenzplattform KI.NRW und befasst sich mit den zentralen Fragen: Wie wird KI hier genutzt? Wie können Hindernisse für ihren Einsatz überwunden werden? Welche Chancen, Risiken und Wünsche verbinden Unternehmen mit dem KI-Einsatz?
Die Autoren kommen zu dem Schluss, dass KI auf vielfältige Weise unterstützen kann, etwa durch
- Visualisierung von Kennzahlen,
- Sprachsteuerung,
- Chatbots,
- Prognosen und Optimierungsvorschläge für Unternehmensprozesse wie Lagerbewegungen, Produktionsplanung oder Marketingkampagnen.
Durch ihre Lernfähigkeit verbessern sich die Algorithmen kontinuierlich selbst. Obwohl das Angebot an KI-Funktionen durch die ERP-Anbieter zunimmt, ist deren Verbreitung in deutschen Unternehmen eher gering: nur etwa die Hälfte setzt sie ein.
Die befragten Unternehmen gaben an, dass die Automatisierung von Routineabläufen und die damit einhergehende Arbeitsentlastung als größte Chance von KI-Funktionen in ERP-Systemen gesehen wird. Weitere Vorteile bieten verbesserte Datenqualität und Vermeidung von Fehlern sowie mehr Effizienz. Als größte Risiken werden blindes Vertrauen in die Technik und Kontrollverlust gesehen.
Die Publikationen stehen kostenfrei zum Download zur Verfügung.
Kontakt:
Fraunhofer IAIS
Schloß Birlinghoven
53757 Sankt Augustin
Telefon: +49 (0)2241 14 – 30 00
www.iais.fraunhofer.de/erp-studien
