Was 300 Mitarbeiter täglich tun, ist ohne ein geeignetes Software-System kaum zu überschauen. Daher entschied sich ein Hechinger Hersteller von Dialyseprodukten, eine ECM-Software einzuführen. Die behält den Überblick, auch wenn sich die Datenmenge seit der Einführung verzehnfacht hat.
Fehlende Transparenz ist kein Problem mehr, seit die Gambro Dialysatoren GmbH am Standort Hechingen auf Enterprise Content Management, kurz ECM, setzt. Für den Schritt zur Software-Lösung gab es eine Reihe von Gründen: die internationale Ausrichtung des Gesamtunternehmens, steigenden Kostendruck sowie immer neue Anforderungen seitens der Kunden und des Marktes. Vor diesem Hintergrund sollte die Effizienz interner Arbeitsprozesse hinterfragt und optimiert werden.
Daher machten sich Fachleute am Gambro-Standort in Hechingen auf die Suche nach einer passenden ECM-Lösung, die papiergebundene Vorgänge digitalisieren und somit beschleunigen sollte. Ein weiteres Anliegen: Die neue Software musste dafür sorgen, dass Dokumente langfristig und sicher archiviert werden – und das ganz ohne schwer erreichbare und teure Kellerarchive.
Das „Früher“, das Papierzeitalter, endete bei den Hechingern 2005. Seither ist dort eine ECM-Lösung der Berliner Saperion AG im Einsatz: der Core-Server sowie das Modul Cold, mit dem das Einbinden in das ERP-System Scout möglich ist. „Seit wir mit dieser ECM-Lösung arbeiten, ist eine abteilungsübergreifende Recherche kein Problem mehr“, berichtet Björn Triebener, der in Hechingen im Servicecenter IT tätig ist. „Außerdem konnten wir das Papieraufkommen deutlich verringern.“ Die Software-Lösung unterstützt den Dialyseexperten zudem auf einem weiteren Gebiet: „Die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist nun viel einfacher geworden, und außerdem sind alle Prozesse viel transparenter.“
Über 300 Gambro-Mitarbeiter arbeiten heute mit dem ECM-System. Es gibt vier automatische Importstrecken:
- das Modul Cold für die Ausgangsrechnungen,
- den PDF-Import vom ERP-System für Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen oder Lieferanmahnungen,
- den PDF-Import von Forschungsrohdaten aus den Labors sowie
- den PDF-Import von Monats- und Jahresbilanzen.
Die in weiteren 35 Subarchiven anfallenden Dokumente werden an insgesamt 14 Arbeitsplätzen dezentral gescannt.
Als Grundlage für eine erfolgreiche Einführung sieht der Diplom-Mathematiker Triebener, dass ein Unternehmen seine Anforderungen erkennt und beschreibt und die wichtigen Attribute genau definiert. Des weiteren gehören zum Erfolg ein ausgereiftes Maskendesign, ein umfassender Dokumentenimport, eine verlässliche Ausarbeitung der Testpläne nebst Validierung sowie gute Schulungen für die Mitarbeiter, die zukünftig mit dem System arbeiten sollen.
Bei Gambro zum Beispiel musste der Import von Daten aus vier Altarchiven unter der neuen ECM-Lösung zusammengeführt werden. Die Dokumente – im Jahr 2004 ging es um rund 112 Gigabyte – waren auf 180 CDs gespeichert. Im Jahr 2012 war die gespeicherte Datenmenge bereits auf etwa 1000 Gigabyte gewachsen, aber über die Software problemlos verfügbar.
„Uns freut sehr, dass wir durch den Einsatz der ECM-Lösung eine maximale Automatisierung erreichen konnten. Dies spart Zeit und senkt die Kosten“, erklärt Triebener. Eine Erleichterung sei auch die Integration in das ERP-System. Dokumente wie Lieferschein, Auftragsbestätigung, Lieferanmahnungen oder Datenübertragungen werden zunächst im Druckformat Prescribe erzeugt und dann via FTP vom ERP-System abgeholt. Die Software Mercury wandelt das Dokument dann in ein PDF-File um. Die PDF-Dokumente wiederum werden per Massen-Import archiviert.
Das Modul Cold archiviert alle Ausgangsrechnungen der Verkaufsgesellschaften, die seit 2005 an die Endkunden gingen – über 100 000 pro Jahr. Das Modul ist dafür zuständig, dass alle rechnungsrelevanten Daten ausgelesen werden. Hierzu zählen Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Auftragsnummer, Auftragsdatum, Kundennummer, komplette Rechnungsadresse und Lieferanschrift. Für die Mitarbeiter des Medizintechnikunternehmens ist das eine große Arbeitserleichterung.
Mit ihrer Investition sind die Hechinger daher insgesamt zufrieden. „Bei unserem letzten Projekt zur Archivierung der Lieferscheine und Ausgangsrechnungen hatten wir einen ROI von sechs Monaten,“ resümiert IT-Manager Triebener. Das sei ein sehr guter Wert. Interne Projekte ließen sich sehr schnell über den Maskendesigner abbilden, der Masken sehr ergonomisch und gut umsetze. „Daher haben wir auch eine sehr hohe Mitarbeiterzufriedenheit für das Saperion-System: Sie liegt bei 98 Prozent.“
Dr. Kurt-Christian Tennstädt Fachjournalist in Radolfzell
Weitere Informationen Der Berliner Softwarehersteller Saperion AG bietet mittelständischen und global agierenden Unternehmen eine Software-Plattform für Enterprise Content Management. Damit lassen sich Prozesse optimieren, Rechtssicherheit schaffen und Informationen integrieren. www.saperion.com
Über den Anwender
Das Medizintechnikunternehmen Gambro agiert weltweit. Es bezeichnet sich als führend in der Entwicklung, Herstellung und Bereitstellung von Produkten für Nierenersatztherapie und Leberunterstützungsverfahren. Weitere Felder sind die Behandlung einer Myelomniere und andere extrakorporale Therapien für Patienten mit akuten und chronischen Erkrankungen.
Gambro wurde 1964 gegründet und beschäftigt heute rund 7500 Mitarbeiter, betreibt 13 Produktionsstätten in neun Ländern und Vertriebsniederlassungen in über 100 Ländern. An seinem Standort in Hechingen erforscht, entwickelt und produziert Gambro innovative Dialysatoren – künstliche Nieren – und Dialysekatheter, also künstliche Gefäßzugänge.
Unsere Webinar-Empfehlung
Erfahren Sie, was sich in der Medizintechnik-Branche derzeit im Bereich 3D-Druck, Digitalisierung & Automatisierung sowie beim Thema Nachhaltigkeit tut.
Teilen:
