Auf der Suche nach dem richtigen System

Die Resmed Schweiz AG, Basel, ein Unternehmen des amerikanischen Resmed-Konzerns, ist im Bereich der Schlafapnoe ein führender Hersteller für medizinische Produkte zur Diagnose und Therapie. Bei der Suche nach einem neuen ERP-System, welches das mittlerweile 20 Jahre alte System ablösen sollte, entschied sich das Unternehmen für die Lösung von Kumavision. Bis dahin wurde vorwiegend mit Excel-Listen gearbeitet. Der zunehmende Datenumfang machte das Arbeiten jedoch immer schwieriger. Jeder Mitarbeiter konnte etwas ändern oder löschen, die Suche nach Informationen war schwierig, und es fehlte am Komplettüberblick und an der Nachvollziehbarkeit. Das in die Jahre gekommene System musste dringend abgelöst werden. Zur Auswahl stand die Konzernlösung, die jedoch aufgrund der fertigungstechnischen Ausrichtung so gar nicht zum Geschäftsmodell und der Arbeitsweise des Schweizer Tochterunternehmens passte. „Wir betreiben ausschließlich Handel und bieten einen Wartungs- und Reparaturservice für unsere Produkte. Vom Konzern wurde uns freigestellt, uns nach einer geeigneten Lösung umzusehen. Wir wurden bei Resmed Deutschland fündig, die schon seit Jahren mit der ERP-Branchenlösung von Kumavision arbeitet und sehr zufrieden ist“, so Marianne Schüepp, Director Operations bei der Resmed Schweiz AG.

„Die Datenübernahme in die neue Warenwirtschaft war für uns bereits eine der ersten Herausforderungen, die wir meistern mussten. Wir konnten zwar aus dem Alt- system die Daten übernehmen, diese mussten wir aber erst einmal homogenisieren. Trotz Unterstützung der Kumavision, bedeutete dies für uns monatelange Vorarbeit mit vielen Testläufen und entsprechendem Arbeitseinsatz“, berichtet Schüepp.

Resmed hat eine Vielzahl unterschiedlicher Kunden – angefangen vom Arzt über das Krankenhaus bis hin zum Endanwender. Hier zeigt sich die Flexibilität der neuen Branchenlösung, die sowohl eine Rezeptabwicklung wie auch die Möglichkeit des Direktverkaufs und die Verwaltung zur Gerätemiete abdeckt. Im neuen System ist nun das Rezeptwesen wie auch die komplette Verwaltung der Daten einfach und unkompliziert abbildbar.

Vorwiegend werden die Produkte von Resmed durch den behandelnden Arzt oder die Klinik an den Patienten abgegeben. Nach Ausgabe ist ein Gerät oft zwischen drei und zwölf Monaten ohne Fakturierung unterwegs. Die notwendigen Daten zur Rechnungsstellung erhält Resmed erst zu einem späteren Zeitpunkt, das heißt, das Unternehmen weiß nicht, wo sich jeweils ein Gerät genau befindet. Schüepp erklärt: „Für uns ist es wichtig, alle Daten zu sammeln und sofort zu erfassen. Nur so können wir, wenn die Kostenübernahme der Krankenkasse kommt, schnellstmöglich eine Rechnung stellen. Die Verwaltung der Ware, die nicht sofort fakturiert werden kann, ist dabei die größte Herausforderung. Hier gehen wir immer in große Vorleistung – können dies aber leider nicht ändern, das ist eine Vorgabe unseres Schweizer Systems. Mit Kumavision ERP lassen sich die Daten nun optimal verwalten.

Eine weitere Neuerung, des ERP-Systems ist die Schaffung der Schnittstelle zu einer großen Schweizer Krankenkasse. Vor der elektronischen Anbindung funktionierte die Rechnungstellung an die Krankenkasse zwar problemlos, allerdings mit einer erheblichen Papierflut und einem zeitlich verzögerndem Zahlungseingang. Durch die Anbindung ist ein schnellerer Zahlungsfluss gewährleistet und ebenso hat sich die Zuordnung der Zahlungen vereinfacht. Früher musste dies manuell erledigt werden. Dieser Fortschritt soll auf weitere Krankenkassen übertragen werden.

Dreh- und Angelpunkt im Unternehmen ist die Geräteverwaltung. Jedem Gerät ist eine Seriennummer zugeordnet, die im System hinterlegt ist. Diese gibt Aufschluss über die komplette Gerätelebenslaufakte mit allen Geräteparametern und sämtlichen Informationen zum Gerät. Neu hinzugekommen ist die Hinterlegung der jeweiligen Softwareversion. Gerade die Pflege der Geräteparameter und Wartungsintervalle war im Altsystem praktisch unmöglich und zeitaufwendig.

Genutzt wird auch das Reparaturmodul der Branchenlösung. Schüepp: „Wir hatten nur die Rechnungsstellung für die jeweilige Reparatur im Einsatz. Heute können wir die komplette Reparatur im System erfassen und je nach Bedarf auch gleich ein Angebot erstellen. Durch die stetige Protokollierung gehen uns keine Informationen mehr verloren.“

Neben Neuprodukten werden auch Leih- geräte im Lager von Resmed verwaltet. Bei den Leihgeräten handelt es sich um Überbrückungsgeräte bei Reparaturen oder um Geräte von Krankenkassen. Hier wird das komplette Poolmanagement der Kassen durch Resmed verwaltet. Mit Kumavision wurden hier rund 150 notwendige Excel-Listen abgelöst. Aufwendige Suchvorgänge sowie ein fehlender Komplettüberblick machten vorher den ganzen Prozess sehr kompliziert und zeitintensiv. Das Lager ist nun komplett an Microsoft Dynamics NAV angebunden und lässt sich einfach und effizient mit geringem Ressourceneinsatz verwalten.

Marianne Schüepp blickt zurück: „Unser ursprüngliches System hat uns zum Schluss sehr viel Zeit und Nerven gekostet. Die Einführung der Branchensoftware von Kumavision war ein Quantensprung. Für uns war klar, wir schaffen ein System an, mit dem wir in den nächsten Jahren gut arbeiten können und hochmodern sind und es auch bleiben. Die Einführung bedeutet anfänglich viel Einsatz, aber der hat sich bereits vielfach ausgezahlt.

Armin Schneider Lenhoff Kumavision, Stuttgart