Schrittweise Einführung zahlt sich aus

Standard-Küvetten und Küvetten für spezielle Analysegeräte, optische Tauchsonden, Messzellen für die Zytometrie, Referenzmaterialien fürs Kalibrierlabor, aber auch Spezialanfertigungen für bestimmte Forschungsaufgaben der Hellma Analytics GbmH & Co. KG aus Müllheim werden nicht nur weltweit eingesetzt, sondern sogar darüber hinaus: In die Schlagzeilen geriet das Unternehmen unter anderem durch seine Spezialanfertigungen für die Internationale Raumstation ISS.

Um jederzeit Qualität bis ins letzte Detail garantieren zu können, orientiert sich das Unternehmen an einer Vielzahl offizieller Vorgaben und Normen. Deren Einhaltung wird durch ein systematisches Qualitätsmanagement gewährleistet. Dabei ist unter anderem eine lückenlose Dokumentation und Rückverfolgbarkeit aller Abläufe und Prozesse von größter Bedeutung. Aus diesem Grund entschied sich das Unternehmen, am Standort Müllheim ein neuesQualitäts-Dokumentenmanagement einzuführen.

Udo Merz, Leitung Qualitätsmanagement bei Hellma Analytics, stellte die Anforderungen an ein neues integriertes Managementsystem für die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens zusammen: Die Einführung eines modernen Dokumentenmanagements sollte nur der erste Schritt sein. „Unsere zentrale Anforderung lautete: Alle zukünftigen Benutzer sollen deutlich weniger Zeit in administrative Tätigkeiten investieren und sich nicht mit der Bedienung der Software und dem Ausdrucken oder Austausch von Papierdokumenten beschäftigen.“ Das neue System sollte darüber hinaus die optimale Einbindung sämtlicher bei Hellma Analytics berücksichtigter Normen gewährleisten. Dazu zählen neben der DIN EN ISO 9001 Qualitätsmanagement und der DIN EN ISO 14001 Umweltmanagement auch spezielle Normen. Zudem war eine schnelle und einfache Aufnahme und Verwaltung externer Dokumente gefordert.

Hellma Analytics fand schließlich in der Software für Qualitäts- und Integriertes Management der Consense GmbH die bestmögliche Erfüllung der zahlreichen Anforderungen. Das Aachener Unternehmen bietet mit Consense IMS|QMS|PMS skalierbare Lösungen, die mit den Bedürfnissen ihrer Anwender mitwachsen und durch eine Vielzahl von Modulen erweitert werden können. Das überzeugte die Verantwortlichen bei Hellma: Im September 2011 erfolgte die Installation von Consenses IMS Professional. Im November des Jahres war die Prozessmodellierung fertiggestellt. Alle Unterlagen aus dem alten System, die in Papierform im Original unterschrieben vorlagen, wurden gescannt und archiviert. Die jeweils letzte Dokumentenrevision konnte in wenigen Schritten in Consense überführt und die Zugriffsrechte individuell angelegt werden. 2000 Dokumente waren von der Umstellung betroffen.

Im August 2012 fiel der Startschuss für Consense IMS Professional. Seitdem erfolgt das Bereitstellen, Lenken und Archivieren von Dokumenten bei Hellma Analytics elektronisch. „Das ist jedoch nur ein kleiner Baustein des großen Ganzen. Wir bauen unser neues Managementsystem schrittweise auf. Auf den ersten Blick dauert das etwas länger, denn wir nutzen die Umstellung auch für Optimierungen der Prozesse und der Dokumente. Langfristig zahlt sich das aus“, erklärt Merz. Der Qualitätsmanager ist überzeugt: Der Einsatz des Integrierten Managementsystems Consense IMS hat die im Unternehmen ablaufenden Prozesse noch transparenter und effizienter gemacht. Dies ist vor allem auf das sorgfältige Modellieren und Abbilden der Prozesse, das vor der Einführung erfolgte, zurückzuführen. Udo Merz erläutert: „Wir haben früher seitenweise Prozessbeschreibungen verfasst. Doch je komplizierter der einzelne Prozess, desto unübersichtlicher wird irgendwann die Beschreibung.“ Mit moderner Abbildungssoftware, wie Consense sie bietet, lassen sich Prozesse einfach und transparent darstellen. Das legt Schlüsselprozesse des Unternehmens und Schnittstellen zu anderen Abteilungen offen, verdeutlicht jedem Mitarbeiter, an welchem Punkt eines Prozesses seine Tätigkeit angesiedelt und an welchen Kennzahlen des Unternehmens er beteiligt ist. Damit werden auch Details sichtbar, die zuvor in der Dokumentation untergegangen sind. Zudem erleichtert der modulare Aufbau Änderungen oder Ergänzungen. „Man kann den bisherigen Prozessen ganz einfach neue Bausteine hinzufügen, wenn sich etwas verändert“, freut sich Merz.

Müssen heute beispielsweise Mitarbeiter, die bei Hellma Analytics mit der Herstellung hochpräziser optischer Komponenten beschäftigt sind, über Veränderungen in ihren Prozessen informiert werden, können alle Neuerungen in den automatisch von Consense versendeten Dokumenten farbig hervorgehoben werden und lassen sich auf den ersten Blick erfassen. Bei umfangreicheren Änderungen ist es möglich, sich die verschiedenen Revisionen anzeigen zu lassen. Eine Lesebestätigung gewährleistet, dass die Information ihre Empfänger erreicht hat. Damit ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann welche Änderungen zur Kenntnis genommen hat.

Völlig papierlos arbeitet Hellma Analytics allerdings dennoch nicht. „In der Produktion haben noch nicht alle Mitarbeiter Zugang zu einem Computer. Sie erhalten zurzeit Papierausdrucke von ihren Abteilungsleitern“, erklärt Merz. Aber hier schwebt ihm bereits eine Lösung vor: „Da Consense auch die mobile Nutzung anbietet, könnte man den Mitarbeitern über ausliegende Tablet-Computer alle Informationen sowie die notwendigen Arbeitsanweisungen zukommen lassen.“ Vorbereitungen für die mobile Nutzung seien bereits getroffen, um in der Zukunft fast papierlos zu arbeiten. „Es gibt allerdings einige Ausnahmen, wie Betriebsanweisungen an kritischen Arbeitsplätzen.“

Die Mitarbeiter haben das neue Dokumentenmanagement positiv aufgenommen und sind besonders begeistert von der Suchfunktion, die ihr Tagesgeschäft erleichtert.

Udo Merz ist froh, dass sich die Einführung von Consense IMS nach guter Vorbereitung als unkompliziert erwiesen hat. Wenn er zwischendurch Unterstützung benötigt, nutzt er die vom Softwarehersteller angebotene Remote-Dienstleistung. „Mein direkter Ansprechpartner bei Consense schaltet sich dann online zu, kann genau beobachten, welche Schritte von mir vollzogen wurden und direkt Hilfestellung leisten.“

Esther Pereira da Silva Fachjournalistin in Handeloh

Informationen und Arbeitsanweisungen auf dem Tablet-Computer