Einfaches Handling sichert die Akzeptanz

„Bereits seit dem Jahr 2000 sind wir zertifiziert nach DIN EN ISO 9001 – zu dem Zeitpunkt war das sehr außergewöhnlich für ein Unternehmen unserer Branche“, erläutert Samuel Aubin, seit 2011 Leiter des Qualitätsmanagements beim, Übersetzungsdienstleister MT-G Medical Translation. Seitdem erhöhte sich der Aufwand im QM-Bereich kontinuierlich durch steigende Mitarbeiterzahlen, die Bildung neuer Fachteams nach medizinischen Gebieten und anspruchsvolle Prozesse aufgrund der Einführung von Redaktions- und Übersetzungssystemen. Ein Qualitätsmanagementsystem existierte zunächst nur in Papierform.

„Die Administration und Dokumentation der Workflow- und Prozesslandschaft füllte zuletzt mehrere Meter Aktenregale. Es bestand die Gefahr, dass wir uns nur noch mit Administration beschäftigen“, erklärt Aubin. Darum entschied man sich bei MT-G für eine komplette Neuausrichtung des Qualitätsmanagements. Definiertes Ziel war es, der reinen Dokumentenverwaltung den Rücken zu kehren und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu gewährleisten.

Für die Anforderungen des Unternehmens wurde ein Lastenheft erstellt, mit dem auf der Fachmesse Control 2012 nach einer passenden Lösung für ein elektronisch gelenktes Managementsystem gesucht wurde. „Zunächst waren wir ziemlich ernüchtert, denn die Großen der Branche gaben uns schnell zu verstehen, dass wir mit unserer Unternehmensgröße und unseren Anforderungen durch ihr Raster fielen. Viele Systeme waren wahnsinnig komplex und damit sowohl unangemessen als auch unbezahlbar für ein Unternehmen unserer Größe“, erinnert sich der QM-Leiter.

Mit den Softwarelösungen für Prozess- und Qualitätsmanagement und den Dienstleistungen der Aachener Consense GmbH fand MT-G schließlich ein geeignetes System und Vorgehen: Consense IMS|QMS|PMS wächst mit den spezifischen Anforderungen und lässt sich sowohl den Bedürfnissen kleiner und mittlerer Unternehmen als auch großer Konzerne mit verzweigten internationalen Standorten individuell anpassen. Sowohl in der Größe als auch den gebotenen Features entsprach die nach ausführlichen Beratungen ausgewählte Lösung Consense IMS den Anforderungen des Übersetzungsdienstleisters: nicht überdimensioniert, aber dennoch durch die flexible Skalierbarkeit auch auf zukünftige Anforderungen ausgerichtet. Auf einem der kostenfreien „HandsOn Workshops“ der Aachener Softwareentwickler testete Samuel Aubin zusammen mit Bernd Mayer, Leiter Vertrieb und Projektmanagement und Mitglied der Geschäftsführung bei MT-G, ob die gebotenen Möglichkeiten des Systems tatsächlich den Wünschen des Unternehmens entsprachen. Hier konnten sich die beiden Manager ausführlich über die Funktionen des Systems und die unterschiedlichen Module informieren und die Software auch selbst anhand eines Beispielprojektes anwenden.

Seit Sommer 2013 setzt MT-G das Integrierte Managementsystem Consense IMS ein. Es fasst die verschiedenen Normen und Regelwerke, die das Unternehmen berücksichtigt – neben der QM-Norm ISO 9001 beispielsweise die Registrierung nach DIN EN 15038 und die Zertifizierung „Across v6 certified“ und als TIM-RS Übersetzungsdienstleister – unter einer einheitlichen Oberfläche zusammen und bietet eine systematische elektronische Verknüpfung von Prozessen und Daten.

Die Modellierung und Implementierung der Prozesse in Consense IMS nutzte Samuel Aubin, um auszusortieren: „Wir haben bei der Prozessabbildung nicht einfach alles von A nach B geschoben, sondern alle Abläufe mit kritischem Blick überprüft, bewertet, teilweise verschlankt und viele Verbesserungen vorgenommen. Über die Jahre entstehen beispielsweise viele Überschneidungen. Die Prozessmodellierung für ein neues System ist eine einmalige Gelegenheit, um alles auf den Prüfstand zu stellen.“ Als das System im Oktober 2013 produktiv geschaltet wurde, waren alle Kernprozesse im System enthalten.

Ein wichtiger Bestandteil des neuen Systems ist die elektronische Lenkung der QM-Elemente. Damit lassen sich intelligente und dynamische Prüf- und Freigabeprozesse für beliebige Zwecke erstellen, verwalten und auswerten. Die Formulare durchlaufen vordefinierte Workflows und sorgen damit für einen einfachen und schnellen Informationsfluss im Unternehmen. Die Arbeit des QM-Verantwortlichen Aubin wurde dadurch erheblich erleichtert. „Ein schönes Beispiel ist der Bereich der Kenntnisnahmen. Zuvor haben wir unsere Arbeitsanweisungen als PDFs verteilt und mussten immer genau überlegen, welchen Geltungsbereich diese betreffen, händisch eine Liste der betreffenden Mitarbeiter erstellen und aufpassen, dass wir niemanden vergessen. Die betreffenden Mitarbeiter haben dann in der QM-Abteilung persönlich ihre Kenntnisnahme unterschrieben.“

Auch die ersten Kundenaudits nach der Einführung verliefen erfreulich. „Alle Auditoren erkannten sofort, dass die gesamte Dokumentation professionell gelenkt ist. Die Qualifizierung von Übersetzern und Lieferanten wird deutlich vereinfacht. Natürlich wirkt sich ein funktionierendes QM-System positiv auf die Qualität unserer Dienstleistungen aus“, freut sich Aubin. Mittlerweile wurde das System durch die Module Maßnahmenmanagement, Qualifikationsmanagement sowie Schulungsmanagement erfolgreich erweitert.

Dr. Iris Bruns Consense, Aachen