Bei der Erneuerung des OP-Bereichs im Lehrter Krankenhaus wurden Ausschreibungen über das Internet abgewickelt – was die Effizienz der Prozesse steigerte. Daher sollen Bieter in Zukunft mehr Informationen übers Netz bekommen und dort auch ihr Gebot abgeben.
Steigende Personal- und Sachkosten, wachsender Wettbewerb, zunehmende Regulierungen durch den Gesetzgeber: Die Anforderungen an Einkäufer in Krankenhäusern haben in der Vergangenheit stark zugenommen. Das Klinikum Region Hannover, Betreiber von zwölf Krankenhäusern und eines der größten kommunalen Klinikunternehmen Deutschlands, nutzt daher jetzt die elektronische Ausschreibungslösung sicher-ausschreiben.de, um seine Beschaffungsprozesse effizienter und sicherer zu gestalten.
„Ausschreibungen manuell vorzunehmen, ist sehr aufwendig und fehleranfällig. Daher wollten wir eine elektronische Lösung, die einen möglichst hohen Automatisierungsgrad aufweist“, sagt Wolfgang J. Kaldenhoff. Der Leiter Zentrale Vergabestelle des Klinikums Region Hannover begab sich im Jahr 2010 auf die Suche nach einer geeigneten ITLösung. Neben einem hohen Automatisierungsgrad sollte diese zudem möglichst ohne eigene Kapazitäten betrieben werden können und bereits erprobt sein.
Die Entscheidung zugunsten von sicher-ausschreiben.de fiel im Frühjahr 2011. Die Ausschreibungslösung des IT- und Dienstleistungsspezialisten Prego Services GmbH unterstützt Einkäufer von der internen Vorbereitung bis zum Zuschlag. Alle Daten stehen digital bereit und ermöglichen eine schnelle elektronische Kommunikation mit den Bietern. „Uns hat die Lösung in allen Bereichen überzeugt“, so Kaldenhoff.
Inzwischen konnten bereits 20 Vergabevorgänge über die Plattform ausgeschrieben werden. Darunter befindet sich auch ein erstes Großprojekt: Im Krankenhaus in Lehrte, das zum Klinikum Region Hannover gehört, wurde der gesamte OP-Bereich erneuert. „Von der Deckenbeleuchtung bis zum Bodenbelag haben wir den kompletten Beschaffungsprozess über sicher-ausschreiben.de abgewickelt“, erklärt Kaldenhoff. Mit Erfolg: „Die Zeit- und Kostenersparnis war enorm. Hätten wir die Ausschreibungen manuell vorgenommen, hätten wir bestimmt eine halbe Stelle mehr benötigt.“
Positiv bemerkbar gemacht habe sich insbesondere der Wegfall von Kopierarbeiten. „Früher mussten wir für jeden Bieter die Baupläne vervielfältigen und per Post verschicken. Bei größeren Projekten haben wir die Arbeit sogar an einen externen Dienstleister vergeben“, so Kaldenhoff. Mit der neuen Lösung mussten die Pläne dagegen nur einmal ins System übertragen werden. Die Bieter konnten diese dann von der Plattform selbstständig herunterladen. Auch die Veröffentlichung der Vergabe in den Amtsblättern lief komplett über die Lösung. Die Dokumente wurden vom System generiert und über einen Verteiler versendet.
In Zukunft sollen sämtliche Beschaffungsprozesse auf diese Weise abgewickelt werden. Pro Jahr geht das Klinikum Hannover von einem Vergabevolumen von jeweils rund 30 Bau- und 30 Lieferleistungen aus. Kaldenhoff ist optimisitsch: „Ich rechne mit weiteren Effizienzsteigerungen durch die ständige Weiterentwicklung der Plattform.“
Markus Sigmund Fachjournalist in Potsdam
Bereits 20 Vergabevorgänge wurden über die Plattform ausgeschrieben
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