ERP-Software und Business Intelligence: Der Blick aufs grosse Ganze

Dirk GrigutschKumavision, Stuttgart

Erfolgsorientierte Unternehmen setzen auf die Kombination von ERP-Software und Business Intelligence (BI). Während die ERP-Software die operativen Prozesse steuert, liefert die Business- Intelligence-Lösung transparente Kennzahlen, die die Unternehmenssteuerung nachhaltig vereinfachen: Attraktive Darstellungen, die den aktuellen Status und Trends übersichtlich darstellen, ersetzen endlose Zahlenkolonnen und nüchterne Excel-Tabellen.

Typisch für moderne BI-Lösungen wie Microsoft Reporting Services, Power BI oder Cubeware ist dabei eine Vielzahl von Visualisierungsmöglichkeiten. Die Bandbreite reicht von vielfältigen Diagrammtypen über schnell erfassbare Ampelsysteme bis hin zu Landkarten. Die unterschiedlichen Elemente lassen sich in sogenannten Dashboards frei kombinieren und ermöglichen so einen fokussierten Blick auf relevante Unternehmensdaten und Kennzahlen.

Charakteristisch für Medizintechnikfertiger ist ein Produktionsprozess, der eine Vielzahl unterschiedlicher Ressourcen wie Arbeitsgruppen, Arbeitsplätze und Maschinen kombiniert. Entsprechend vielschichtig sind auch die Daten in der ERP-Software. Business Intelligence versetzt Unternehmen in die Lage, die oft komplexen Produktionsabläufe in transparente Kennzahlen zu übersetzen. Gerade in Verbindung mit Lösungen zur Betriebsdatenerfassung (BDE) ergibt sich so ein belastbares Bild des aktuellen Status und der Entwicklung der Produktivität. Dabei beschränkt sich Business Intelligence nicht auf die Ermittlung von Ausbringungsmengen und die Zahl von erledigten Fertigungsaufträgen sowie deren Vergleich mit Zielvorgaben. BI-Lösungen empfehlen sich zudem als leistungsstarkes Instrument für die Produktionsplanung: Die Auslastung von Arbeitsplätzen und Maschinen wird auf einen Blick ersichtlich. Beispielsweise wird die prozentuale Auslastung ermittelt, indem die zur Verfügung stehende Kapazität durch den tatsächlichen Bedarf geteilt wird. Dazu fließen die vom ERP-System in den Fertigungsaufträgen hinterlegten Zeiten automatisch in die Berechnung ein. Die Kapazitätsgrenze von 100 % wird im Cockpit durch eine rote Linie gekennzeichnet, womit Überplanung oder eine zu geringe Auslastung anschaulich visualisiert werden.

Welcher Verkäufer macht welche Umsätze? Welche Produktgruppen sind gerade besonders gefragt? Wie viele Aufträge und Anfragen befinden sich im Vertriebstrichter? Wie entwickeln sich die verschiedenen Regionen und Länder? Welche Messen und Marketingaktivitäten generieren welche Umsätze? Mit Business Intelligence ist der Vertrieb keine Black Box mehr. Betrachtet wird nicht nur der aktuelle Status. BI liefert auch einen Aus- oder Rückblick über die Entwicklung der jeweiligen Kennzahlen und setzt diese in Relation zu Vorjahreswerten und Zielvorgaben. Pfeile weisen auf Entwicklungstrends hin, so dass Unternehmen proaktiv reagieren können.

Fertiger wie Händler stehen im Bereich Lager und Logistik vor einem Zielkonflikt: Einerseits gilt es durch ausreichend hohe Bestände gleichbleibend eine hohe Lieferfähigkeit zu leisten. Anderseits soll die Kapitalbindung am Lager möglichst gering gehalten werden. Business-Intelligence-Lösungen ermöglichen es, diese Kennzahlen in Echtzeit bereit zu stellen. Damit lässt sich beispielsweise der Mindestlagerbestand für jeden Artikel oder jede Artikelgruppe automatisch überwachen. Ampelsysteme zeigen die Verfügbarkeit übersichtlich an und berücksichtigen dabei auch den Trend. In Kombination mit Kennzahlen aus dem Vertrieb beziehungsweise der Produktion lässt sich so der Lagerbestand steuern, da die Reichweite des Lagers jederzeit bekannt ist.

Aktuelle Kennzahlen sind nicht nur für die Geschäftsführung, sondern auch für die Abteilungen wie Produktion, Arbeitsvorbereitung, Vertrieb, Außendienst, Service oder Logistik wichtig. Dashboards und Berichte lassen sich dazu einfach für weitere Mitarbeiter freigeben. Ein frei definierbares Rechtekonzept regelt, wer auf welche Daten zugreifen darf. Berichte und Auswertungen müssen dabei nicht jedes Mal umständlich von Hand erstellt und per E-Mail verschickt werden. Moderne BI-Lösungen, wie sie die Kumavision AG, Markdorf, anbietet, erledigen dies automatisch und stellen die Reports im Intranet des Unternehmens bereit.

BI muss heute auch mobil verfügbar sein, damit Außendienst, Logistik und Vertrieb auf die Kennzahlen an jedem Ort zugreifen können. Die BI-Lösungen von Kumavision stehen plattformübergreifend für PC, Notebook, Tablet und Smartphone bereit. Apps für Windows, Android und Apple bieten eine für Touchscreens optimierte Benutzeroberfläche und erlauben einen unkomplizierten, interaktiven Zugriff auf alle relevanten Kennzahlen und Dashboards. Die Daten stehen dabei in Echtzeit zur Verfügung.

Die Einführung einer Business-Intelligence-Lösung muss kein komplexes Unterfangen sein. Kumavision stellt spezielle Templates für Medizintechnik-Fertiger und Händler bereit. Dabei handelt es sich um vorkonfigurierte Lösungen, die auf die Branche und ihre Besonderheiten zugeschnitten sind. Sie enthalten vorgefertigte, praxiserprobte Standard-Auswertungen, Berichte, Dashboards und Kennzahlen. Unternehmen können diese sofort einsetzen und individuell anpassen.

Business Intelligence ist nicht auf finanzielle Kennzahlen beschränkt. BI-Lösungen lassen sich ebenso zur Qualitätssicherung und Lieferantenbewertung heranziehen. Die Basis dafür bilden die Prüfprotokolle in Wareneingang, Warenausgang und Produktion, die in Echtzeit aufbereitet und visualisiert werden. Negative Entwicklungen im Qualitätsmanagement sind somit sofort erkennbar. Cross-Selling ermöglicht es Unternehmen, ihren Umsatz durch maßgeschneiderte Angebote zu steigern. Analysen zeigen, welche Produkte und Dienstleistungen von einer Kundengruppe besonders häufig nachgefragt werden.

Strategische und operative Entscheidungen auf Basis belastbarer Daten: So bietet Business Intelligence Medizintechnik-Fertigern und Händlern ein wertvolles Potenzial, um die Unternehmenssteuerung zu verbessern und zu vereinfachen. Neben Kennzahlen und Visualisierung liefert BI die Grundlagen für die ABC-Analyse von Kunden und Produkten. In Verbindung mit einer Kostenstellenrechnung lassen sich so besonders gewinnbringende Geschäftsfelder ermitteln und ausbauen. Gleichzeitig lassen sich durch die Einführung von Business Intelligence-Lösungen versteckte Kostentreiber identifizieren. ■