Japanisch, russisch, litauisch, italienisch, mit Bild, ohne Bild, Beschriftung aktualisieren: Den enormen Verwaltungsaufwand beim Erstellen der Dokumentation erleichtert ein Redaktionssystem. Es fordert allerdings auch Disziplin vom Mitarbeiter.
Medizintechnische Instrumente. Hygiene-Systeme und CAD/CAM-Systeme für die Zahnarztpraxis. Behandlungseinheiten, aber auch bildgebende Systeme: Sie alle brauchen eine technische Dokumentation, und dementsprechend hatte das Redaktionsteam, das bei der Bensheimer Sirona Dental Systems GmbH für diesen Bereich zuständig ist, jede Menge zu tun, um zu den modernen Produkten auch entsprechende Informationen für Endkunden, Händler und Techniker zusammenzustellen.
Die technischen Redakteure erstellen die Dokumentationen zielgruppenspezifisch für alle Produktbereiche und müssen dabei durch immer kürzere Innovationszyklen und eine zunehmende Anzahl an Produktvarianten einen Berg von Dokumenten bewältigen. Ein geeignetes Redaktions- und Content Management System sollte helfen, diese Herausforderungen effizient zu meistern.
Nach dem Willen des Medizintechnik-Unternehmens sollte das System den Prozess der Dokumentationserstellung beschleunigen. Der Wunsch der Redakteure war es, zugleich auch das Übersetzungsmanagement zu optimieren. Um den Datenaustausch mit dem Übersetzungsdienstleister zu vereinfachen, sollte das System XML-fähig sein. Ein weiteres zentrales Kriterium war das Grafikmanagement. Den Zuschlag erhielt schließlich das XML-basierte Redaktions- und Content Management System Schema ST4, das von der Schema Electronic Documentation Solutions GmbH in Nürnberg angeboten wird. „Die grafische Oberfläche ist intuitiv und leicht bedienbar“, sagt Wolfgang Schlapp, Projektverantwortlicher und Leiter der Technischen Redaktion bei Sirona. „Unsere Denk- und Arbeitsweise fanden wir hier 1:1 wieder.“
Die Inhalte für die Dokumentationen, die bis zu 100 Seiten umfassen, erstellen die Technischen Redakteure mit dem neuen System als einzelne Informationseinheiten, so genannte Textbausteine. Diese werden dabei so standardisiert verfasst, dass sie für ein neues Dokumentationsprojekt wieder verwendet werden können.
Bei der Texterstellung gilt es, bestimmte Grundregeln einzuhalten und Informationsarten entsprechend den vorher festgeschriebenen Regeln zu definieren. „Dieses Vorgehen ist zunächst zwar etwas zeitaufwendiger“, räumt Schlapp ein. Allerdings sei durch die Standardisierung auch ein hohes Maß an Wiederverwendbarkeit gegeben.
Da Schema ST4 auf dem Konzept der strikten Trennung von Inhalt und Layout basiert, können aus einer Datenquelle heraus Texte und Informationseinheiten auf unterschiedliche Zielmedien publiziert werden. So können die Technischen Redakteure von Sirona Produktinformation auf CD oder als Online-Hilfen im html-Format ausliefern und gleichzeitig ein PDF für den Druck generieren.
Seit das System im Sommer 2006 eingeführt wurde, sind bereits Dokumentationsprojekte für neu entwickelte Produkte umgesetzt worden. Bereits vorhandene Daten und Produktinformationen werden nur dann ins neue System übernommen, wenn sie für ein neues Produkt relevant sind. Eine komplette Altdatenübernahme ist nicht vorgesehen, da die vorhandenen Beschreibungen nur in geringem Umfang für neue Projekte gebraucht werden.
Die Verarbeitung von Grafiken gehört bei Sirona zum Redaktionsalltag. Aus einer Quellgrafik werden teilweise 20 bis 25 weitere Grafiken für die Online-Hilfe oder das Printmedium erstellt, mit Bildunterschriften in der jeweiligen Zielsprache. Für die CAD/CAM-Anwendungen müssen zudem die Screenshots in der Sprache des Exportlandes lokalisiert werden. Durch den Einsatz des neuen Redaktionssystems lässt sich die Verwaltung nun deutlich effizienter gestalten. Grafiken und Zeichnungen werden strukturiert in einem zentralen Ressourcenpool abgelegt – getrennt von den Texten. Das Zusammensetzen der Texte und Grafiken erfolgt erst zum Zeitpunkt der Produktion.
Die Recherche nach Grafiken wird nicht nur durch den zentralen Datenpool erleichtert, sondern auch durch die Verschlagwortung. Darüber hinaus vereinfacht die Angabe weiterer so genannter Metadaten wie beispielsweise des Autors oder des Erstellungsdatums das Auffinden. Über einen Verwendungsnachweis kann der Technische Redakteur zudem nachvollziehen, in welcher Dokumentation die Grafik bereits verwendet wurde.
In über zwanzig Sprachen werden die Produktinformationen bei Sirona übersetzt. Neben den westeuropäischen Sprachen sind Russisch und Japanisch und seit kurzem auch die baltischen Sprachen sowie Polnisch und Ungarisch vertreten.
Vor dem Einsatz des Redaktionssystemes gestaltete sich der Übersetzungsprozess sehr zeitaufwendig. Heute wird der Übersetzungsworkflow durch Schema ST4 vollständig unterstützt. Das System filtert die zu übersetzenden Textbausteine automatisch aus und leitet sie an den Übersetzer weiter. Durch das medienneutrale Dateiformat XML entfällt der Umweg über das Layout, die Daten können direkt in das TMS übernommen werden.
„Unsere Erwartungen wurden voll und ganz erfüllt“, freut sich Wolfgang Schlapp über die erfolgreiche Systemeinführung. Die Umstellung auf die regelbasierte Arbeitsweise habe zwar Aufwand bereitet – dieser habe sich allerdings gelohnt. Denn das Übersetzen und Zusammenstellen der Dokumentation, die sich dem Verfassen anschließen, erfolgten nun erheblich schneller. Und ein weitere Aspekt überzeugte ihn: „Mit der Standardisierung der Texte konnten wir auch die Qualität unserer Produktinformationen weiter optimieren, wodurch ein signifikanter wirtschaftlicher Vorteil entstanden ist.“
Dr. Claudia Rudisch Fachjournalistin in Stockelsdorf bei Lübeck
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