Schneller Weg zum Wirbel

„Mit der Einführung von Issos Pro ist es uns gelungen, die Datensicherheit zu verbessern, die Transparenz im Workflow zu steigern sowie die Nachvollziehbarkeit jedes einzelnen Artikels über den gesamten Produkt-Lebens-Zyklus zu gewährleisten“, bilanziert Rainer Schmitz, Geschäftsführer der Joimax GmbH in Karlsruhe, den Software-Umstieg vom einfachen Warenwirtschaftssystem zur integrierten ERP/PPS- Lösung. Das 2001 gegründete Unternehmen entwickelt und vermarktet spezielle minimal-invasive Zugangstechnologien für die endoskopische Wirbelsäulenchirurgie. Mit Schlüsselkompetenzen in den Bereichen Endoskopie und Gerätetechnik sichert sich das Karlsruher Unternehmen weltweit erfolgreich Marktanteile in diesem rasant wachsenden Segment.

Eine besonders schonende Behandlung von Bandscheibenvorfällen und Stenosen an der Wirbelsäule ermöglicht die endoskopische Tessys-Methode. Mit einem ausgefeilten Schulungsprogramm für Anwender – zum Education Program gehören Workshops, Hospitationen oder OP-Begleitung – sehen sich die Karlsruher als Partner der behandelnden Mediziner mit dem Motto ‚helping to treat patients‘.

Schon mit der Unternehmensgründung wurde ein Warenwirtschaftssystem zur Auftragsabwicklung eingesetzt. „Eine ungenügende Benutzerverwaltung“, fasst Geschäftsführer Rainer Schmitz zusammen, „zudem kontinuierlich gestiegene Anforderungen im Bereich Seriennummern- und Chargenverwaltung durch die gerade in der Medizintechnik hohen Nachweispflichten sowie die fehlende Funktionalität bei der Abwicklung unserer externen Zulieferer oder im Reparatur- und Servicebereich sind einige der Faktoren, die uns Ende 2007 dazu veranlasst haben, unsere vorhandene kaufmännische EDV durch ein modernes und leistungsstarkes ERP/PPS-System zu ersetzen.“

Der Auswahlprozess gestaltete sich jedoch nicht einfach, da reine Warenwirtschaftssysteme die Joimax-Anforderungen nur unzureichend abdeckten und primär auf Produktionsprozesse ausgerichtete PPS-Systeme zu speziell waren. Daher wurde bei den Verantwortlichen in Karlsruhe auch ein breites Spektrum an Softwareangeboten analysiert – vom Kleinstanbieter über speziell für die Medizintechnik entwickelte Branchensysteme bis hin zu den Lösungen der Global Player. „Gerade deren explizit für den Mittelstand konzipierte Lösungen erschienen uns allerdings als zu teuer, zu überfrachtet und/oder zu unflexibel“, so Schmitz weiter. Die APS delta GmbH aus Villingen-Schwennigen dagegen sei ihrer Konkurrenz sowohl hinsichtlich der Software, des Preis/ Leistungsverhältnisses als auch der Mitarbeiterkompetenz von Beginn an einen deutlichen Schritt voraus gewesen: Ein hoher Funktionsumfang im Standard und dennoch genug Flexibilität für individuelle Anpassungen, die auch bei künftigen Updates unverändert bleiben, dazu die Analysefähigkeit sowie eine Lösungsbereitschaft des APS-Teams – das habe den Ausschlag bei der Entscheidung für Issos Pro gegeben.

Unternehmen der Medizintechnik unterliegen zahlreichen Vorschriften wie Referenznummern, CE-Kennzeichnung, Signier-/Ätzvorschriften, Etikettendruck mit Barcode, Chargenrückverfolgung, Reklamationsabwicklung oder die „Medical Device Directives“ in ihren daraus resultierenden nationalen Gesetzen. Qualitätsstandards gelten somit nicht nur für die Rohmaterialien, die das Unternehmen einkauft, sondern auch für deren Aufbereitung und Verarbeitung: So muss beispielsweise über die Chargenverwaltung jederzeit festgestellt werden können, welche Rohcharge bei welchen Produkten wann und wie verarbeitet wurde.

Bei Joimax ist Issos Pro seit November 2008 mit zehn Lizenzen produktiv im Einsatz. Eine der größten Herausforderungen lag für den Geschäftsführer in den organisatorischen Besonderheiten und spezifischen Ansprüchen eines international tätigen Unternehmens der Medizintechnik. Dazu zählen die Umsetzung der Anforderungen des Medizinproduktegesetzes (MPG) oder der Regularien der Food and Drug Administration (FDA) für die Aktivitäten der 2005 gegründeten Joimax Inc. auf dem US-Markt: „Die Rückverfolgbarkeit unserer Artikel ist heute vollständig über den gesamten Produkt-Lebens-Zyklus gewährleistet und erfüllt damit die wesentliche Voraussetzung für die in der Medizintechnik üblichen jährlichen Audits.“

Bis zur Einführung von Issos Pro wurden die rund 100 Zulieferer, die für Joimax einzelne Arbeitsschritte wie Fräsen oder Kunststoffspritzen und die Fertigung kompletter Artikel wie Zangen, Pumpen oder Nadeln übernehmen, als externe Fertigung umständlich abgewickelt. Dieses Warenwirtschaftssystem aber genügte den Anforderungen nicht mehr. Daten mussten mit erheblichem Mehraufwand manuell in die EDV übertragen werden. Eingabefehler ließen sich dabei kaum vermeiden, die verschiedenen Fertigungs-Zustände waren zudem nur sehr umständlich und nicht auf einen Blick zu erkennen. Durch die Einbindung der externen Zulieferer in die Software wird die Außer-Haus-Fertigung heute als eine vollständig in den Arbeitsplan integrierte eigenständige Arbeitsfolge im System abgebildet.

Mit dem neuen ERP/PPS-System erreichte man bei Joimax eine Funktionalität, „die mit der alten Lösung definitiv nicht zu bewältigen gewesen wäre und die ein mittelständischer Betrieb heutzutage im internationalen Wettbewerb unbedingt braucht“, so Rainer Schmitz abschließend. Den praktischen Nutzen sieht der Geschäftsführer vor allem in der schnellen und transparenten Information über Auftragsfortschritt, Lagerbestand und Lieferfähigkeit sowie in der deutlich verbesserten Datensicherheit. „Durch den hohen Funktionsumfang von Issos konnten unsere Anforderungen bereits zu etwa 85 Prozent im Standard abgedeckt werden – im System vorhandene, aber von uns nicht oder zur Zeit noch nicht benötigte Module lassen sich einfach ausblenden.“

Individuelle Anpassungen oder Modifizierungen bleiben im Gegensatz zu anderen Systemen auch bei Updates unverändert. Issos reduziert die Auftragsdurchlaufzeiten, verbessert den Informationsfluss und unterstützt dabei, die vielfältigen Vorschriften, Normen und Standards in der Medizintechnik lückenlos zu erfüllen – wie beispielsweise die Chargenrückverfolgbarkeit, umfassende Nachweispflichten und Wareneingangsprüfprotokolle oder das MHD für Sterilprodukte.

Damit sieht Schmitz sein Unternehmen auch für die Herausforderungen der Zukunft bestens gerüstet – auch aufgrund der Erfahrungen haben sich die Verantwortlichen des Karlsruher Medizintechnik-Unternehmens zur Einführung von zwei weiteren Software-Modulen entschieden, die unmittelbar vor der Produktivsetzung stehen: Mit dem CRM-Modul (Customer-Relationship-Management) werden weitere Optimierungen im Bereich Kundenbetreuung und Verkaufsförderung verwirklicht, mit der Einbindung des Moduls Reparaturabwicklung soll unter anderem durch die verbesserte Überwachung von Reparaturstati sowie durch die Möglichkeit, Fremdreparaturen zu verwalten, die Effizienz von Service- und Reparaturvorgängen weiter gesteigert werden.

Matthias Holzapfel Journalist in Villingen-Schwenningen

Externe Fertigung als eigenständige Arbeitsfolge in Issos Pro integriert